¿Por qué las empresas utilizan un Software para Digitalización de Documentos?
En muchas ocasiones nuestros clientes nos preguntan "qué documentación tengo que conservar en mi empresa" y "que ventajas tiene un software para digitalización de documentos" nuestra respuesta siempre es clara, depende de la normativa que se le aplique.
Aunque en los últimos años el volumen de papel ha bajado de manera más que notable, qué duda cabe que aún queda mucha documentación que "apilamos" en estanterías, ficheros y armarios. Información y papel que hace que nos preguntemos más de una vez... "me facilitará el trabajo un software para digitalización de documentos".
Además, hay otra tipología de documentación que, por su carácter o formato, como libros contables, correspondencia, etc; es laborioso tanto de almacenar como de consultar.
Debemos de tener en cuenta los plazos de conservación, ya que dependerá de la tipología de documentación. Por tipología podemos destacar que si la documentación es mercantil (6 años a contar desde el último asiento efectuado en los libros), laboral (3 años los plazos de prescripción de infracciones ámbito laboral, 5 años los plazos de prescripción de infracciones seguridad social, 1 mes los ejemplar documento cotización, 4 años los contratos de trabajo y 4 años el registro de jornada laboral), tributaria (4 años las declaraciones hacienda y 10 años la comprobación bases imponibles y deducciones), entre otras.
Como se puede apreciar, alguna de la documentación hay que conservarla durante un periodo largo de tiempo. Por ello la mayoría de empresas apuestan por la implantación de un software para digitalización de documentos, para ganar tanto en seguridad como en agilidad a la hora de acceder a estos.
En el siguiente video nuestro compañero Sergio Medina (Ingeniero de Desarrollo de Software), nos habla sobre las principales características de tener en la empresa un software para digitalización de documentos.
Todas estas y muchas más son las ventajas que ofrece nuestro Software para Digitalización de Documentos. Pinche aquí para más información.
Es una solución completa y eficiente, que puede integrarse con cualquiera de nuestros Software ERPs gsBase®.
Por último, le detallamos las normativas más relevantes.
Normativa Mercantil
¿Durante cuánto tiempo y qué documentación?
6 años a contar desde el último asiento efectuado en los libros
Correspondencia
Libros Contables
Justificantes de Negocio
¿Es recomendable guardar otra información? ¿Durante cuánto tiempo?
De manera indefinida, se recomienda la custodia de:
Copias de Seguridad (digital)
Cuentas Anuales Firmadas
Libros Oficiales Contabilidad
Cuando le hablamos de documentación, se debe tener en cuenta que deberán incluir tanto la de formato papel, como aquella que se haya recibido de manera digital.
Normativa Tributaria
¿Durante cuánto tiempo y qué documentación?
4 años (Declaraciones Hacienda)
10 años (Comprobación Bases Imponibles y Deducciones)
La Ley General Tributaria establece sanciones del 2% de la cifra de negocio, partiendo de un mínimo de multa de 10.000€...
Nuestra recomendación es que, en el caso de estar pensando en "destruir" documentación porque el plazo ya está cumplido, revisen bien la misma. Puede pasar, es algo muy habitual en grandes empresas, que los plazos se hayan interrumpido en algún impuesto, por alguna reclamación, recurso...
Otra fórmula que sieguen muchas empresas, es sumar un par de años a las fechas estipuladas, de cara a tener más tranquilidad a la hora de poder destruir la documentación.
Como indicábamos ut supra, en cuanto a las deducciones, a mediados de 2015 pasó de 4 a 10 años de custodia.
Además, cabe mencionar las novedades fiscales introducidas en 2015, en donde el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
No obstante y aunque pase dicha década, se les podrá pedir Declaración Impuesto Sociedades y Cuentas Anuales del ejercicio generador, en el caso de que el último ejercicio de aplicación no haya prescrito.
Cuidado con las pérdidas fiscales... El plazo empieza a contar a partir del ejercicio en donde la sociedad haya compensado los créditos fiscales...
Normativa Laboral
Esta tipología de documentación está amparada por el RD Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.
Del mismo deriva la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
3 años (Plazos de Prescripción de Infracciones Ámbito Laboral)
5 años (Plazos de Prescripción de Infracciones Seguridad Social)
1 mes (Ejemplar Documento Cotización - Exposición lugar laboral)
4 años (Contratos de Trabajo)
4 años (Registro Jornada Laboral)
Le recordamos que para este último ítem, recientemente hemos presentado una solución que cumple con lo estipulado en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
En Galdón Software trabajamos día con la filosofía de la mejora continua y la plena satisfacción del cliente. Si tiene cualquier duda estaremos encantados de atenderle.
