Facturación Electrónica: ventajas en su gestión empresarial
Hoy hablaremos de la Facturación Electrónica. Para cualquier empresa el proceso de facturación es un pilar fundamental en su crecimiento y desarrollo económico, así como en su gestión. Las facturas son documentos que reflejan la entrega de un producto o provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
En una factura se encuentran los datos del expedidor y destinatario, el detalle de productos o servicios suministrados, los precios unitarios, totales, descuentos e impuestos. Y podríamos hablar de facturas ordinarias, rectificativas o recapitulativas.
Sin embargo, es una calificación en la que no profundizaremos, ya que lo que nos interesa destacar es la evolución tecnológica que ha afectado al proceso de facturación.
¿A qué nos referimos con esta evolución tecnológica? A la aparición de las llamadas facturas electrónicas, telemáticas o digitales. Tres nombres que agrupan un mismo concepto funcional que se ha implantado con fuerza y éxito en la mayoría de las pymes y grandes empresas.
La aparición de la factura electrónica surge para hacer frente a nuevas necesidades de gestión, así como para optimizar determinados procesos y recursos empresariales, y ahorrar costes. En Galdón Software es un proceso implantado desde hace ya bastantes años, primero con EDI y después con otros formatos como XML o PDF firmado electrónicamente. Actualmente es uno de los principales aspectos demandados por nuestros clientes en la instalación de nuestras soluciones integrales de gestión. En Galdón Software lo hacemos así.
Ejemplo de facturación automática en una de nuestras aplicaciones
Regulación electrónica
Este proceso está regulado en el Reglamento de Facturación publicado en el Real Decreto 1496/2003, y modificado por el Real Decreto 87/2005. La regulación de la factura electrónica se completa con la publicación de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
Así que, llamaremos Factura Electrónica al documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
Ventajas de la facturación electrónica
Un proceso de e-factura supone un ahorro de costes debido a la supresión de papel, de tinta/tóner de impresoras/faxes, supresión de gastos de envío, así como eliminación de espacio de almacenamiento físico. También se invierte en tiempo, hablamos de procesos administrativos más rápidos y eficientes, agilidad en la localización de información, y facilidad de integración con otras aplicaciones. Y un aspecto fundamental, la seguridad. Existe una mínima probabilidad de falsificación, gracias a la firma electrónica, mejora de la disponibilidad y fiabilidad de datos, y minimización del margen de error humano. Además, se convierte en un nuevo canal de comunicación con el cliente, y mejora la imagen empresarial, adaptada a las nuevas tecnologías.
Requisitos para la facturación electrónica
Para la empresa emisora de las facturas electrónicas se necesita: el certificado electrónico y la firma electrónica reconocida; disponer de un software que permita la emisión de facturas en formato digital y de herramientas de copia de seguridad y antivirus.
En el caso de la empresa que recibe las facturas electrónicas, las necesidades se centran en la utilización de un software que permita abrir el formato de dicha factura y verificar su contenido, así mismo, la verificación de la firma y la identidad del emisor, y las mismas herramientas de seguridad.
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