8 consejos para reuniones virtuales efectivas
Bajo una nueva forma de trabajar, las reuniones virtuales se han convertido en capitales.
En el siguiente artículo hemos querido reunir algunos tips interesantes para hacer que esas reuniones virtuales sean más provechosas.
1-. Elija una herramienta acorde
Existen muchas aplicaciones para este tipo de encuentros profesionales en la red, deberán seleccionar aquella que cumpla mejor con los objetivos que busquen.
Además, deberán tener en cuenta que algunas son más seguras que otras, incluso el grado de familiarización del personal puede ser mayor en las más convencionales.
Algunos ejemplos:
Zoom
Join
Skype
Hangouts Google
2-. ¿Cómo conectarán los integrantes?
Es un aspecto fundamental, decir claramente cómo será la forma de conectar de las personas.
Deberán dar las instrucciones de manera clara y añadiendo el enlace.
También les recomendamos que se adjunte una invitación para que se pueda fijar en un calendario.
El recordatorio será también importante, un día antes de la reunión, pueden enviar un email para que a los asistentes no se les pase…
3-. ¿De qué van a hablar?
Se suele cometer el error de no planificar las reuniones virtuales; es como si bastara con poder conectar… Nada más lejos de la realidad, al igual que los encuentros convencionales, será necesario establecer previamente unos puntos a tratar.
De esta forma optimizaremos mejor la reunión, y seremos más prácticos, evitando eternizar la cita.
4-. Pongan “deadline”
Está comprobado que las reuniones eternas son menos eficaces. No solo deberán tener en cuenta el importante paso anterior, sino fijar un timing de la reunión, dedicando más tiempo para aquellos aspectos más relevantes.
5-. Ojo con la conexión
Aunque dependerá de muchos factores, les recomendamos que eviten el Wi-Fi, puede ralentizar la sesión, y esto podría incluso ser perjudicial para el resto de integrantes de la reunión.
Vayan con tiempo, intenten acceder con al menos cinco minutos de antelación, así comprobaremos que todo funciona correctamente.
6-. Utilicen el chat
Todas las aplicaciones mencionadas anteriormente, no solo dan la posibilidad de poder vernos y hablar a través de la cámara y el micro respectivamente, sino que tienen un sistema de mensajería instantáneo del que podemos (debemos) sacar provecho.
Dudas, preguntas, refuerzo del argumentariado que se está contando en ese momento, enlaces de interés sobre la temática, todo ello lo podrán poner en el chat, y así no estarán interrumpiendo continuamente a la persona que está hablando en ese momento.
7.- Silencien los micros si no están participando
Aunque dependerá del número de personas que estén en la sesión, si son más de cinco es recomendable que silencien los micros; cuando se quiera intervenir, bastará con volver a habilitar la opción, incluso utilizando algún elemento gráfico como levantar la mano, como si estuviésemos de manera presencial y pedimos intervenir.
8-. Graben la sesión
Aunque deberán tener el consentimiento de todas las personas que participen, grabar la sesión siempre es una excelente idea para poder tener un histórico de las reuniones, volverlas a ver para aclarar dudas, hacer un acta resumen, etc.
Esperamos que les hayan parecido interesantes estos consejos, serán muy útiles si están "teletrabajando".
